Em tempos de crise econômica, é maior a necessidade das instituições de ensino de encontrar soluções para garantir a sua saúde financeira. Assim como qualquer outra empresa, é preciso realizar um rigoroso controle sobre as finanças para garantir a lucratividade da organização. Hoje, vamos falar sobre um fator importante e primordial: o fluxo de caixa para instituições de ensino.

Alguns gestores acreditam que a única maneira de aumentar os lucros da instituição é através de sua expansão, mas isso normalmente envolve investimentos elevados e nem sempre garante o resultado esperado. A solução para aumentar os resultados positivos pode ser bem mais simples e acessível: otimização de recursos e automatização de tarefas.

O fluxo de caixa é um ´bom exemplo para auxiliar as instituições neste processo de expansão e estabilidade. Através dele é possível realizar um controle financeiro eficiente e amparar adequadamente as decisões sobre o futuro da empresa com evidências e dados concretos.

O que é o fluxo de caixa?

Fluxo de caixa é o registro de todos os valores que entram ou saem do caixa da escola, durante um determinado período. Com ele é possível acompanhar se os valores a receber são maiores do que os valores a pagar e caso não sejam, dar condições ao gestor de tomar providências rápidas para resolver a questão, antes de tomar prejuízos. O controle de fluxo de caixa permite identificar situações de perigo financeiro com bastante antecedência.

Importância do controle de fluxo de caixa para instituições de ensino

Fluxo de caixa para instituições de ensino

Uma das principais vantagens em realizar o controle do fluxo de caixa é que ele se torna um grande aliado da gestão quando o assunto é a tomada de decisões importantes para a instituição. Com ele é possível identificar os momentos ideais para assumir compromissos financeiros maiores, ou estabelecer regras e política de descontos para os alunos, entre outras questões.

Em momentos de instabilidade econômica, o acompanhamento do fluxo de caixa se torna ainda mais importante devido ao aumento da inadimplência, cancelamento de matrículas e atrasos nos repasses governamentais. Conhecer as finanças da instituição permite entender os setores que consomem mais recursos e criar estratégias de redução de custos, quando necessário. Controlar as finanças da sua instituição de ensino pode ser a atitude que proverá um futuro de sucesso.

Uma dica interessante para as escolas e universidades que enfrentam esses momentos de instabilidade é a utilização de plataformas de soluções e inteligência sob medida para redes e sistemas de ensino, como o Geoescola. Com ela é possível usar dados sobre o perfil dos alunos para identificar novas oportunidades de captação de alunos, informações sobre o mercado de trabalho, além de acompanhar métricas sobre o crescimento da instituição (e dos concorrentes) ao longo do tempo.

Ferramentas para controlar o fluxo de caixa

Para quem não tem muita intimidade com contabilidade, registrar diariamente todos os valores de entrada e saída da escola pode parecer um pouco entediante e muito difícil.  Mas existem maneiras de realizar essa tarefa sem tomar tanto tempo e de forma bastante eficiente, através de um programa de controle financeiro.

Um sistema de Gestão Financeira, como o da GestãoClick, facilita o registro dos valores e centraliza as informações em um só lugar, permitindo o acompanhamento mais fácil da situação financeira da instituição. Além disso, é possível gerar relatórios precisos com informações sobre períodos futuros, que permitem a criação de projeções para 3, 6 e até 12 meses.

Organização financeira

O controle de fluxo de caixa começa com o registro de toda a movimentação de valores da instituição, recebimentos e pagamentos. Após todas essas informações registradas no sistema de gestão financeira, o administrador poderá analisar a situação real da escola no presente e projetar o futuro, criando um planejamento estratégico detalhado sobre os próximos passos necessários para o seu crescimento.

Como começar o fluxo de caixa

É essencial atualizar o sistema de gestão financeira com as informações relacionadas a “contas a pagar” e “contas a receber”. Dessa forma, o sistema reconhecerá os valores e poderá realizar os cálculos sobre os períodos futuros.

No ambiente “contas a pagar” insira todos os valores estimados de impostos, contas de consumo mensais (água, luz, telefone), salários, e demais valores que sejam pagos mensalmente, seguindo suas datas de vencimento. No ambiente “contas a receber” informe os pagamentos das mensalidades e outros recebimentos programados. Além disso, é essencial o registro dos pagamentos de mensalidades efetuados.

Existem sistemas de gestão empresarial que oferecem, além do controle financeiro, recursos adicionais que facilitam e integram os setores da instituição. É possível utilizar um de seus recursos para realizar os pagamentos efetuados por alunos e essa informação ser automaticamente inserida no fluxo de caixa, não sendo necessário o registro dessa informação de forma manual.

Gabriela Vitória é redatora e analista de marketing do GestãoClick

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