Para captar alunos, tão importante quanto investir recursos em marketing (online ou off-line), é preparar a instituição para atender a forte demanda que acontece neste período.

Algumas dicas importantes:

  1. Faça reuniões com toda a equipe (do porteiro à coordenação, incluindo até mesmo os professores) para mostrar a importância da atração de alunos e como o papel de cada um destes colaboradores influencia a decisão de escolha dos pais;
  2. A infraestrutura e apresentação pessoal dos colaboradores podem impactar negativamente a percepção de quem visita a escola pela primeira vez. Apresentação inadequada dos funcionários – do porteiro aos educadores -, crianças sem os devidos cuidados básicos, instalações sujas ou desorganizadas, incluindo salas de aula, prejudicam fortemente a imagem da escola;
  3. Monte uma estrutura dedicada ao primeiro atendimento telefônico, e-mail, site e mídias digitais, para que haja um atendimento rápido das demandas;
  4. Caso o responsável na Coordenação não esteja disponível no momento da chamada, nunca peça aos pais para retornarem à ligação. A atribuição de fornecer retorno (o mais breve possível) deve ser da escola;
  5. Oriente para que nenhum contato deixe de ser registrado, mesmo quando a escola indica a visita sem agendamento. Só assim será possível medir o funil de vendas e mapear as etapas que precisam ser aprimoradas;
  6. Priorize o atendimento a novos alunos, garantindo que a agenda do coordenador ou responsável atenda a necessidade dos pais. Nada de impor horários restritivos ou adiar o atendimento. A prioridade da instituição neste momento deve estar clara a todos: captação de alunos;
  7. Os ambientes da escola e as evidências aprendizagem dos alunos por meio de suas produções são elementos importantes para as associações necessárias com a proposta pedagógica. Assim, é essencial que todos possam ser mostrados em funcionamento. Garanta a organização prévia de quem irá atender para dispor dos materiais necessários e chaves dos ambientes. É frustrante para os visitantes quando não podem ter acesso a algum ambiente e prejudicial à escola.

    Quando a escola passa por reformas e os ambientes se encontram desconfigurados, é importante ter um planejamento prévio, com preparação de vídeos que possam ilustrar os ambientes e o trabalho desenvolvido. O mesmo recurso pode ser utilizado quando algum espaço relevante não estiver em uso no momento das visitas;

  8. Prepare a equipe, desenvolvendo um discurso estruturado para resposta às solicitações iniciais (tanto por telefone, quanto por mídias sociais). Prepare materiais de apresentação da escola que possam ser enviados para esclarecer as dúvidas das famílias, enfatizando os diferenciais da escola de forma clara e direta.

 

Por fim, construir uma aproximação com aqueles que procuraram a instituição, é fundamental para captar alunos e converter matrículas. Enviar uma Carta de Agradecimento após a visita, convidar a família a curtir as redes sociais da escola, criar uma régua de relacionamento com envio de conteúdos relevantes ao momento de busca e escolha, envolver as potenciais famílias em eventos ou palestras preparadas pela escola e fazer contatos telefônicos para acompanhar a decisão da família, são ações relativamente simples, mas que nem sempre são utilizadas da forma ou com a intensidade necessária.

 

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